フレックスエージェント株式会社（以下、「当社」という）の企業活動において、個人情報の保護は、社会的且つ法的責任を果たす上で非常に重要である。とりわけ役員、社員、契約社員、嘱託員、アルバイト、派遣社員、委託会社社員、顧客、仕入先等の個人情報ならびにプライバシー情報に関して知り得た情報を利用目的以外で正当な理由なく他に漏らしてはならないという守秘義務もあり、当社が広く社会から信用を得て事業を運営していくためには、個人情報保護の確保は欠くことができない大原則である。
当社は、当社が保有するこのような個人情報の適正な管理の重要性を強く認識し、社会的責任及び法的責任ならびに当社に課せられた使命を果たしていくために、当社が保有する有用な個人情報を適切に管理・保全し、事業ならびに業務においての取り扱いに際しても、健全かつ適切な運営を維持していかなければならない
このため、経営の基本原則として個人情報保護基本方針（以下、「本基本方針」という）を策定し、当社保有のすべての個人情報の法的要求事項遵守のために必要な基本方針を明らかにした上で、情報セキュリティ基本方針ならびに情報セキュリティ対策基準と合わせ、個人情報に関する情報セキュリティを確立し、もって当社に対する社会的信用を維持することを目的とする
1)
本基本方針の適用範囲は、当社の所有するすべての個人情報、および当社所有の個人情報を取り扱うすべての組織及び業務ならびに役員、社員、準社員、嘱託員および派遣社員ならびに委託会社社員に適用する。
2)
前項でいう「個人情報」とは、当社の業務の用に供する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述または個人別に付された番号、記号その他の符号、画像若しくは音声により当該個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できるものを含む。）をいう。ただし、法人その他の団体に関して記録された情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報を除く。
1)
当社における個人情報の取扱については、個人情報の保護に関する法律(平成15 年法律第57 号)、経済産業省ガイドライン、東京都個人情報保護条例、及びJIS Q 15001を遵守して行う。
2)
当社は、個人情報保護マネジメントシステムにおける社内規程を別途規定し、これらの社内規程については、年１回以上の監査と見直しを行い、継続的改善に努める。また、定期的な監査以外にも、不備を見つけた場合には迅速に対応する。
3)
個人情報の取り扱いについては、原則的に本基本方針の第6 条乃至第11 条に規定される事項を遵守する。
4)
なお、法令に基づく場合、生命や財産を脅かすような緊急時、その他止むを得ない場合等の例外事項の適用については、個人情報保護統括責任者の責任の下で行う。
本基本方針や個人情報保護についての質問、又は、当社の個人情報保護に関する不備等の通報は、当社経営企画室個人情報苦情・問合せ窓口担当が連絡を受ける。
1)
当社は、個人情報保護統括責任者と個人情報保護監査責任者に任命する。
2)
当社は、部門の責任者を個人情報保護管理責任者とし、各業務において個人情報保護実務管理者を設置して個人情報保護を実践する。
3)
当社は、個人情報保護に関する教育責任者及び苦情・問合せ処理責任者を任命し、それぞれ社内の教育・訓練と苦情処理対応を行う。
4)
当社の社員等及び派遣会社社員等、当社の事業に関わる業務に従事する者は、当社が規定する個人情報保護マネジメントシステムの社内規程を遵守し、不具合及び事故、並びにそれらの兆候があった場合は速やかに報告する。
当社は、当社が個人情報を取得する際、若しくは当社が保有する個人情報において、当
該個人情報により特定される本人に同意を求める際には、以下の各号に示す項目ついて、
当該本人に通知又は公表する。
(1) 利用目的
(2) 委託を行うか場合は、その主旨
(3) 第三者へ提供を行う場合は、その主旨と提供先
(4) 当社における個人情報の取り扱いなどの苦情及び問合せ先
(5) 当社が保有する個人情報の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者
への提供の停止に関する手続き方法、本人確認方法、対応の目安
1)
当社が、本人から個人情報を直接書面により取得する際は、当社における個人情報の取り扱いについて、事前に利用目的などを告知し、同意を得た場合にのみ取得する。
2)
当社が、個人情報の委託を受ける際は、委託契約上の利用目的の範囲内において利用又は処理する。
3)
当社が、第三者から個人情報の提供を受ける際は、利用目的と共に同意が取られているかを確認し、同意が取れてない場合には当該個人情報により特定される本人から同意を得る。
4)
当社が、一般に公開されている個人情報を取得する際は、利用目的を公表し、利用目的の範囲内で利用する。
1)
当社は、利用目的に応じ当社が保有する個人情報を取り扱う。また、当社が、利用目的を変更する場合は、当該個人情報により特定される本人から同意を得る。
2)
当社は、当社が保有する個人情報の安全管理について、当社が規定する個人情報保護マネジメントシステム関連の社内規程を順守し、個人情報保護に努める。
3)
当社は、社内における業務に応じて個人情報を取り扱う者を限定し、不必要に個人情報の利用を行えない仕組みを確立する。
4)
当社は、当社が保有する個人情報の輸送や破棄なども含め、各ライフサイクルにおける個人情報の利用目的とリスクに応じた措置を講じる。
1)
当社は、当社が保有する個人情報保護における事前の通知又は公表等がない限り、個人情報の委託を行わない。
2)
当社が保有する個人情報を委託する場合は、事前に告知を行い、同意を得る。その際、委託先名を公表できない場合には、当社の責任で委託先管理を行う。
1)
当社は、当社が保有する個人情報保護において、当該個人情報により特定される本人から第三者への提供の停止の求めがある場合は、第三者への当該個人情報の提供を行わない。
2)
当社が保有する個人情報を第三者へ提供する場合は、取得時若しくは提供の事前に、当該個人情報により特定される本人からの同意を得てから行う。
1)
当社は、合理的な理由による規定がない限り、当社が保有する個人情報により特定される本人からの当該本人の個人情報に関する開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止に関する求めに応じる。
2)
当社は、当社が保有する個人情報の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止に関する、対応方法及び対応に要する時間の目安についてHP にて公表する。
本基本方針は、 平成22 年2 月19 日 から発効する。
本基本方針は、
フレックスエージェント株式会社 代表取締役社長 穐丸 俊介
により発行する。
制定：2009 年（平成21 年）7 月1 日
改訂：2010 年（平成22 年）2 月19 日
弊社では、お客様（お取引先様を含みます）の個人情報を直接収集する場合には、以下のいずれかに該当する場合を除き、その個人情報を利用する目的（以下、利用目的といいます。）をあらかじめ明示します。
(1) 弊社営業担当者との面談、名刺交換等により収集した場合。
(2) 各種展示会・説明会等において名刺等を頂戴する場合。
なお、上記(1)、(2)の場合には、ご本人が拒否されたときを除いて、下記2-1に記載した利用目的の範囲内で利用させて頂くことがあります。
弊社では、お客様の個人情報を以下のような目的で利用させていただきます。
(1) 業務上の連絡
(2) 契約の履行（商品・サービスの提供等）
(3) お客様からのお問い合わせまたはご依頼等への対応
(4) その他、お客様に事前にお知らせし、ご同意いただいた目的
なお、弊社では、業務を円滑に遂行するため、業務の一部を委託先に委託し、当該委託先に対し必要な範囲でお客様の個人情報を預託する場合がありますが、この場合は当該委託先における個人情報の取り扱い等の妥当性につき検証を行ったうえで、選定を行うとともに、個人情報の取り扱いに関する契約の締結や適切な監督を行います。
弊社では、協力会社様の個人情報を以下のような目的で利用させていただきます。
(1) クライアントまたはSI’erとの成約にに向けての提供
(2) クライアントまたはSI’erとの契約履行のための管理業務
弊社は、お預かり致しました個人情報を共同利用することはございません。
上記2-1以外の目的でお客様の個人情報を利用もしくは提供する必要が生じた場合には、以下のいずれかに該当する場合を除き、その内容をお客様に公表若しくはお客様が容易に知り得る状態に置かせていただきます。
(1) お客様のご同意をいただいている場合
(2) 法令に基づく場合
(3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることが困難であるとき
(4) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることが困難であるとき
(5) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
弊社では、以下のいずれかに該当する場合を除き、お客様の個人情報を第三者へ提供いたしません。
(1) お客様のご同意をいただいている場合
(2) 統計的なデータなどお客様を識別できない状態で提供する場合
(3) 法令に基づき提供する場合
(4) 人の生命・身体または財産の保護のために必要な場合であって、お客様のご同意をいただくことにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(5) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難であるとき
(6) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等のお求めは、下記宛、所定の請求書に必要書類をご添付の上、ご郵送によりお願い申し上げます。ただし、当該ウェブサイトより個人情報をご登録いただいた方についてのみ、お客様ご本人の確認が弊社において確実に履行できることを条件として、当該ウェブサイトにて弊社が指定させていただいた方法により、個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等のお求めを受け付けます（それ以外のお客様はご郵送のみの受け付けになります）。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添えいだければ幸いです。
〒162−0824
東京都新宿区揚場町2-18 ブリエ飯田橋３F
フレックスエージェント株式会社 経営企画室 個人情報保護担当 宛
個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等をお求めの場合は、次の請求書類をダウンロードいただき、所定の事項を全てご記入のうえ、お客様ご本人の確認のための書類および返信用切手をご同封のうえご郵送ください。
(1) 当社所定の請求書 個人情報取扱変更等請求書(PDF)1通
(2) お客様ご本人確認のための書類
運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー1通
個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等をお求めになる方が、お客様ご本人または未成年者等の法定代理人様、もしくは個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等をお求めになることにつき、お客様ご本人が委任した代理人様の場合は、前記(２)の書類に加えて次の書類をご同封ください。
●法定代理権があることを確認するための書類（戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可）1通
●法定代理人様であることを確認するための書類（法定代理人様の運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー）1通
●個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等のお求めをすることにつき、お客様ご本人が委任したことを証する実印の押捺された書面（委任状等）1通
●お客様ご本人の印鑑証明書1通
手数料はございません。ただし、郵送料（返送分も含む）などの実費はご負担ください。
ご請求者様の請求書にご記載のご住所宛に書面を郵送することにより回答申し上げます。
次に該当する場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付してご通知申し上げます。
(1) 請求書に記載されているご住所・お客様ご本人の確認のための書類に記載されている住所・弊社の登録のお客様ご住所が一致しないときなどお客様ご本人の確認ができない場合
(2) 代理人様によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
(3) 所定の請求書類等に記入漏れ等の不備があった場合
(4) 開示等のお求めの個人情報を弊社が保有していない場合
(5) お客様ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(6) 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(7) 他の法令に違反することとなる場合
弊社の個人情報保護方針や個人情報保護についてのご質問、又は、弊社の個人情報保護に関する不備、個人情報の開示・訂正・利用停止・削除等の手続きに関するお問い合わせは、下記の個人情報お問い合わせ窓口宛にご連絡ください。なお、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
[個人情報お問い合わせ窓口]
受付時間 平日 9:00〜17:00
フレックスエージェント株式会社 経営企画室 個人情報保護担当
電話：03-3513-6970 FAX：03-3513-6971
URL： http://www.flexagent.co.jp
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